Der Change Request. Hans Kampf in allen Gassen?

Change Request
Im vorherigen Beitrag habe ich Ihnen die „Stairway to Heaven“ versprochen – eine machbare Vision, die dafür sorgt, dass nicht die Klauseln des Vertrags irgendwann das Projekt bestimmen, weil der ach so fantastische Plan nicht aufgegangen ist. Ich will Sie aber noch ein bisschen auf die Folter spannen und ordentlich Salz in die offene Wunde streuen. Denn der Besuch beim Zahnarzt macht erst dann richtig Spaß, wenn die Schmerzen maximal sind. Und glauben Sie mir: Da kann ich helfen.

Wasserdicht geht anders

Mein Freund Thomas fertigt als Sachverständiger für Gerichte Gutachten an, wenn dort um gescheiterte IT-Projekte gestritten wird. Die Frage, die er sich stellt: Lassen sich große Projekte überhaupt in einen belastbaren Vertrag verklausulieren? Dezidierte Lasten- und Pflichtenhefte sind nur bedingt eine Lösung, wenn sich die faktischen Anforderungen erst mit dem Projektfortschritt endgültig klären. Helfen soll hier der Change Request, quasi kleine ergebnisbezogene Vertragsergänzungen. Mit diesem Hans Dampf in allen Gassen scheint alles wasserdicht. Zusatzleistungen sind definiert, werden geliefert und bezahlt, theoretisch jedenfalls.

Die Pferdefüße dieser Wunderlösung werden in der gnadenlosen Praxis offenbar. Das beginnt schon bei der Klärung, was überhaupt eine Zusatzleistung ist. Ist der Auftragnehmer in einer starken Position, werden Leistungen in den Vertrag einseitig hineininterpretiert, die den Lieferanten an den Rand des Ruins treiben können. Andererseits soll es Auftragnehmer geben, die von den Erträgen der Change Requests wunderbar leben können. Es ist ein Teil ihres Geschäftsmodells. Sie haben den Spieß umgedreht. Der Schwanz wedelt mit dem Hund. Ideal sind projektentscheidende Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden konnten, was bei großen Projekten gang und gäbe ist. Damit lässt sich trefflich Geld verdienen.

Der Klassiker. Wer kennt ihn nicht?

Ein Projekt verzögert sich so lange, bis die Umfeldbedingungen sich geändert haben. Das macht aktuelle Anpassungen, notwendig, die nicht im Vertrag fixiert waren – etwa eine neue Schnittstelle. Der Kunde trötet „Kulanz!“, der Dienstleister trompetet „Change Request!“ Wichtig für Letzteren ist dabei natürlich, dass der Preis des CR höher ist als die Vertragsstrafe für verspätete Lieferung. Was folgt, ist ein Patt im Schützengraben. Der Kunde kann nicht von vorn anfangen, weil schon zu viel Geld und Energie ins Projekt geflossen ist. Außerdem ist das Projekt durch das ganze Chaos so komplex geworden, dass es kein anderer übernehmen kann.

Der bisherige Dienstleister kann aber auch nicht zurück, denn er hat arbeitstechnisch vorgelegt und muss seine Leute bezahlen. Und schon sprechen die Anwälte, die bestens entlohnt nur bellen, ohne beißen zu dürfen. Vor Gericht gehen will nämlich auch niemand. Irgendwann taumelt das Projekt nach einem halbgaren Vergleich schließlich ins Ziel – wenn man Glück hat. Der Preis: eine nervige Kette fauler Kompromisse mit einem Ergebnis, das zu spät, zu teuer und zu schlecht ausfällt. Trotzdem feiert man den Abschluss – aber nur, weil man erleichtert ist …

Dass Change Requests mancherorts auch Gelddruckmaschinen sind, zwingt viele Kunden weiter aufzurüsten. Ein Change Management wird installiert – natürlich mit erheblichen Kosten nicht nur für die Zusatzleistung, sondern auch für ein wasserdichtes Handling der Anfragen. Plötzlich braucht es eine zusätzliche Ressource mit bombastischem Etikett, den „Change Request Manager“. Das aber geben die knappe Personaldecke und das ausufernde Budget nicht her. Also bleibt alles an dem Projektmanager hängen, der im Chaos eh schon nicht mehr weiß, ob er Männlein oder Weiblein ist.

Hans Dampf und Hans Kampf

Mindestens genauso schlimm aber, ist die Zeit, die es braucht, die diversen „Zusatzverträge“ zu erarbeiten, zu verhandeln und abzuschließen. Schließlich muss es auf beiden Seiten die ganze Hierarchiekette rauf und wieder runter. Die Folge sind erhöhte Komplexität, Blindleistung, Kosten, die jeden Rahmen sprengen, und Projektlaufzeiten jenseits von Gut und Böse. Oft bleibt dem Hund, dem schon schwindelig geworden ist, nur noch ein Mittel. Er stoppt die Zahlung der Change Request-Rechnungen.

Jetzt endlich wird Hans Dampf zu Hans Kampf und der gallige Ton zum gallischen Krieg – eine Serie von Scharmützeln, bei dem das Projektziel schon lange keine Rolle mehr spielt. Ausgetragen wird das Ganze auf dem Rücken der „Indianer“. Die werden zur Beschaffung der Munition verdonnert. Alles muss hieb- und stichfest dokumentiert werden: Kosten, Schriftverkehr, E-Mails, Begutachtungen, Fehlverhalten, usw. Für die täglichen Feuergefechte wird die letzte Energie mobilisiert. Bleibt nur die Frage, wer arbeitet noch fokussiert am Projekt? Denn natürlich stehen die Projektziele unverrückbar im Raum.

Wer drückt wann den Notausschalter? Wie könnte ein Reset aussehen? Mit der Beantwortung dieser Frage möchte ich Sie nochmals vertrösten. Sie folgt im nächsten Blogbeitrag. Und dann tut die Lösung erst richtig gut. Zwar nicht dental, aber mental. Versprochen.

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